Notulen ALV Rapiditas

11-09-2023

Aanwezig: 58 leden en vrijwilligers (presentielijst in Dropbox).

Afwezig met kennisgeving: Jack Hermans, Cor Hartogs, John Koppen, Geert Janssen, Hans Nevelsteen, Bart Janssen en Jack Mennen.

1. Opening

Ralf Baten opent om 20.06 uur de vergadering en heet iedereen welkom. Het niet laten doorgaan van de trainingen vanavond heeft ervoor gezorgd dat we met velen aanwezig zijn op deze ALV. Het is goed om te zien dat er interesse is voor het bijwonen van de ALV.

2. Vaststellen agenda

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3. Vaststellen notulen vorige ledenvergadering 015-09-2022

De notulen worden door de vergadering goedgekeurd en vastgesteld.

4. Terugblik afgelopen verenigingsjaar

Er is veel gebeurd het afgelopen jaar, Ralf Baten benoemt enkele belangrijke punten.

We zijn van Hummel overgestapt naar Erima. Ralf Baten wijst erop dat in onze gedragsregels staat genoemd dat iedereen verplicht is verenigingskleding te dragen tijdens de wedstrijden. Het wedstrijdshirt wordt door de vereniging ter beschikking gesteld, de benodigde broek en sokken kunnen worden aangeschaft bij Posno Sport in Weert.

Op dit moment zijn er al 8 teams voorzien van nieuwe shirts. Dit betekent het binnenhalen van maar liefst 40 nieuwe sponsoren. Ook voor het nieuwe seizoen zijn al voor diverse teams nieuwe shirts besteld. Uiteraard zoekt de sponsorcommissie altijd nieuwe sponsoren.

De sponsorcommissie heeft heel veel werk verricht en heeft dit jaar gezorgd voor een gigantische groei aan sponsorcontracten.

We hebben een bijeenkomst gehad voor het updaten van ons verlopen meerjarenplan. We hebben een mooie bijeenkomst gehad, maar nog niet ons doel bereikt van het opstellen van een nieuw meerjarenplan. We gaan nu eerst als bestuur bespreken hoe we individueel de toekomst van Rapiditas voor ons zien. In een volgend stadium zullen we de discussie aangaan met onze leden om uiteindelijk een breed gedragen toekomstplan te presenteren.

Al jaren loopt het aantal vrijwilligers binnen onze vereniging achteruit. Afgelopen jaar heeft de vrijwilligerscommissie een grote vrijwilligersmarkt georganiseerd. Er zijn diverse nieuwe vrijwilligers geworven, maar helaas nog steeds niet het aantal wat nodig is. We hopen op meer wisselwerking tussen de teams en de vereniging. Als dit uitblijft, zullen er in de toekomst verplichte taken vastgesteld worden.

Afgelopen seizoen bestond het bestuur slechts uit 2 personen. Dit is een verre van goede en ideale situatie, maar gelukkig kunnen we melden dat het bestuur vanaf vandaag versterking krijgt.

Na veel overleg/discussie tussen de gemeente Weert en onze harscommissie is overeengekomen dat HS1 en HA1 ook komend seizoen met hars mogen blijven spelen. Ralf Baten bedankt de mensen van de harscommissie die zich hiervoor het afgelopen jaar ingezet hebben.

HS1 en HA1 hebben allebei bovenin de competitie meegedaan.

We hadden 4 kampioenen te vieren: HB1, D1, D4 en HS2. Deze laatste zijn hiermee naar de Hoofdklasse gepromoveerd.

We hadden 3 geslaagde acties: RaboClubsupport, AH Spek de Kas actie en de Grote Clubactie. Iedereen die heeft geholpen om deze acties tot een succes te maken: Bedankt!

Activiteitencommissie heeft na wat lastige jaren in verband met de beperkingen weer sinterklaas, een mixtoernooi en het jeugdkamp georganiseerd. Op de zaterdag van het kamp waren er maar liefst 105 jeugdleden aanwezig.

Bospop is helaas op de zondagmorgen afgelast in verband met de slechte weersverwachting. Jack Mennen heeft het bestuur hierover bijgepraat.

Tot slot spreekt Ralf Baten grote dank uit aan alle vrijwilligers die zich het afgelopen seizoen hebben ingezet voor onze club.

5. Jaarrekening 2022/2023

Ralf Baten licht de balans van de vereniging toe per 30 juni 2023.

Er is een voorziening gemaakt voor het kunnen vervangen van de nieuw uitgereikte trainingspakken. De nieuwe trainingspakken zijn volledig betaald uit sponsorinkomsten en er is dus zelfs nog een voorziening gecreëerd.

Onder de streep komen we uit op een positief resultaat van bijna € 24.000,=.

Ralf Baten licht de resultatenrekening toe. Hij benoemt de opvallende verschillen tussen de begroting en de werkelijke uitgaven.

Inkomsten kantine springt eruit, afgelopen seizoen is er een heel seizoen gedraaid en zijn de inkomsten boven verwachting geweest.

Onder de post Overige baten staat een post van € 7.500,=. Dit is een tegemoetkoming van de overheid i.v.m. omzetderving door Corona.

De huur van de gemeente over mei en juni moeten nog betaald worden, maar in overleg met de nieuwe penningmeester is besloten om deze post steeds in het nieuwe boekjaar mee te nemen. Zo hoeft de penningmeester niet te wachten op deze facturen en kan de jaarrekening sneller worden afgerond.

Er is meer aandacht geweest voor communicatie en PR, dit kost dan ook meer, maar de kosten liggen ver binnen de begroting.

De uitgaven voor de vrijwilligersbijdragen hadden we liever hoger gezien, dan zouden er namelijk meer leden training geven/coachen. Het aantal betalende leden die training geven en/of coachen is het afgelopen jaar drastisch gedaald.

De post reiskosten betreft de busjes voor uitwedstrijden (>100km) voor de HS1 en HA1. Deze zijn meer nodig geweest dan verwacht.

In het bedrag aan materiaalkosten zit ook een stukje aanschaf nieuwe shirts.

De uitgaven kantinekosten zijn, uiteraard hoger, naar ratio van de opbrengst.

We hadden een begroting met een negatief resultaat, uiteindelijk is er een positief resultaat behaald van € 23.673,53.

Hiermee wordt het totaal aan algemeen reserve € 67.000,=

Dit mooie positieve resultaat is voor een groot deel te danken aan de opbrengst van kantine Aan de Bron. Komend seizoen zal de kantine nog meer open zijn, Ralf Baten vraagt daarom nogmaals iedereen die wil helpen zich op te geven bij de kantinecommissie.

Op 1 juni 2024 zal Rapiditas het 40-jarig jubileum vieren. Er is een jubileumcommissie samengesteld die plannen maakt hoe dit jubileum te vieren. Op 10 oktober komt deze commissie voor het eerst bij elkaar.

Daarnaast zijn we ook druk geweest met het realiseren van een nieuwe kantine in sporthal St. Theunis. Wens van de vereniging was om bij St. Theunis het uitzicht vanaf de tribune te verbeteren. Samen met Gemeente Weert zijn er gesprekken gevoerd en is overeen gekomen dat we boven (tussen 2 tribunes) een kantine mogen realiseren. Op dit moment wordt de kantine verplaatst van beneden naar boven. De middelste tribune is weg en de bar is van beneden naar boven verplaatst. De verwachting is dat de kantine op zaterdag 30 september, bij de start van de competitie, in gebruik genomen kan worden. Een groot woord van dank wordt uitgesproken richting Thijs Vranken voor zijn inzet in deze. Een applaus klinkt!

Ter vervanging van de 60 zitplaatsen (weggenomen tribune boven) heeft de gemeente verrijdbare tribunes aangeschaft voor langs de lijn in de hal.

Het bestuur stelt voor om het positieve resultaat van het seizoen 2022-2023 toe te voegen aan de algemene reserve.

Voor de aanschaf van meubels, verlichting, vloer, wand en TV in de nieuwe kantine St Theunis, is het voorstel van het bestuur aan de vergadering om hiervoor de algemene reserve te gebruiken. De investering wordt hopelijk de komende jaren terugverdiend door een hogere kantineomzet.

Het bestuur vraagt de vergadering akkoord voor het gebruiken van (zo weinig mogelijk) geld van het positieve resultaat van seizoen 2022/2023 voor het bekostigen van het organiseren van het 40 jarig jubileum (maximaal mandaat commissie € 23.673,53).

Vergadering gaat unaniem akkoord met de drie voorstellen van het bestuur.

Verslag/benoeming kascontrolecommissie

Kascontrolecommissie, William Frenken en Frank Goeden zijn bij Ralf Baten thuis geweest.

Frank Goeden neemt het woord. Frank komt al een paar jaar op de ALV van Rapiditas. Hij heeft het nog niet meegemaakt dat een vereniging het financieel zo goed doet als Rapiditas. Zeker in het afgelopen jaar. Chapeau voor het bestuur!

William Frenken en Frank Goeden hebben de boeken en het kasgeld gecontroleerd. Alles zag er prima uit.

De kascontrolecommissie adviseert de leden decharge aan bestuur te verlenen voor het gevoerde beleid.

Het bestuur wordt decharge verleend over het boekjaar 2022-2023.

William Frenken verlaat de commissie, Frank Goeden blijft en Frank Blom zal toetreden tot de
kascontrolecommissie.

Ralf Baten last een korte pauze in.

Stand van zaken meerjarenplan

Zoals reeds in de opening gezegd, staat dit project apart op de actielijst van het bestuur. Binnen het bestuur gaan we discussiëren over hoe we over 5 jaar graag onze club zien. Vervolgens zal het bestuur de leden uitnodigen om mee te discussiëren.

Rolf Willekens heeft een aantal cijfers op een rijtje gezet en Ralf Baten licht toe wat we de afgelopen 5 jaren hebben bereikt:

  • Het ledenbestand is gestegen met 36%.
  • De sponsorinkomsten hebben een stijging meegemaakt van 466%.
  • Kantineomzet is gestegen van € 3.000 naar +/- € 25.000,=. Dit is een stijgingspercentage van 665%.
  • Het eigen vermogen van de vereniging was 5 jaar geleden € 6.000,=. Op dit moment hebben we een reserve van bijna € 72.000,=. Dit is bijna 1000% hoger.


Hopelijk vinden we dit jaar nog meer vrijwilligers die deze mooie verenging nog hogerop gaan brengen.

8. Participatie

Met name de met hars spelende en ver reizende teams kosten meer geld als verwacht. Door de penningmeester wordt voorgesteld de participatiebedragen voor deze teams te verhogen.

Wijzigingen t.o.v. 2022/2023:

  • HB1 gaat van € 250,= naar € 500,=
  • HA1 gaat van € 750,= naar € 1.000,=
  • HS1 wordt verhoogd van € 1.250,= naar € 1.500,=


Ton Schepens vraagt of het overwogen is om participatie uit de begroting te halen. Dit is overwogen, maar het bestuur is overtuigd dat het bij elkaar halen van deze bedragen de teams weinig moeite kost, en om de saamhorigheid binnen de teams te stimuleren, de participatie niet te willen afschaffen. Daarnaast schrijft de vereniging nog steeds een negatieve begroting.

William Frenken vraagt of de initiatieven enkel vanuit de teams zelf komen, er is niets overkoepelend? Dit is correct.

Alle aanwezigen gaan akkoord met deze nieuwe bedragen.

9.Begroting 2023/2024

Opbouw en bedragen voor de begroting voor volgend seizoen zijn veelal hetzelfde als afgelopen
seizoen.

De penningmeester licht de begroting toe.

Opvallende wijzigingen zijn de opbrengsten van sponsoring en kantineomzet, deze heeft de penningmeester flink hoger ingezet t.o.v. vorig jaar.

De budgettering voor de uitgaven worden doorgenomen. Reiskosten zijn flink omhoog gezet omdat er verschillende teams verre uitwedstrijden hebben (Heren B1 spelen ook landelijke divisie).

Ook de scheidsrechters kosten zijn hoger ingezet, met de hoop dat er meer mensen wedstrijden gaan fluiten.

NHV teambijdragen zijn flink hoger dan afgelopen seizoen.

Bedrag voor toernooien per team zijn ook omhoog geschroefd, de kosten voor toernooideelname zijn de afgelopen jaren flink gestegen.

Opbrengsten vergeleken met de kosten zou een negatief resultaat opleveren van € 8.300,=

Ralf Baten hoopt dat we uiteindelijk, door meevallers, toch met een positief resultaat zullen eindigen komend seizoen.

Ondanks het begrootte negatieve resultaat is besloten de contributie niet te verhogen. Incasso van de contributie zal in oktober 2023 en februari 2024 worden uitgevoerd.

Vergadering gaat akkoord met de voorgestelde begroting.

10.Bestuursverkiezing

Ralf gaat stoppen als penningmeester. Rolf Willekens heeft zich kandidaat gesteld als Penningmeester. Ralf Baten heeft erover moeten nadenken om zijn functie als penningmeester over te dragen, maar ziet in Rolf een waardige opvolger en het is goed dat iemand dit gaat overnemen. Vraag is dan wat wilt Ralf Baten zelf gaat doen? Overige bestuursleden hebben aangegeven het prettig te vinden als Ralf onderdeel blijft van het bestuur. Ralf Baten heeft dit alles overwogen een ziet een rol als voorzitter hem wel passen.

Maigret Vranken en Ralf Baten zullen uit de commissies stappen en meer de bestuurlijke rol gaan vervullen.

Ralf licht de bestuursverkiezingen toe:

  • Maigret Vranken stelt zich herkiesbaar als Secretaris
  • Ralf Baten stelt zich verkiesbaar als Voorzitter
  • Rolf Willekens stelt zich verkiesbaar als Penningmeester
  • Nikki Lenders stelt zich verkiesbaar als bestuurslid
  • Vince Verspeek stelt zich verkiesbaar als bestuurslid


Alle aanwezigen zijn akkoord om niet op papier te stemmen en gaan unaniem akkoord met de aanstelling van alle te verkiezen personen zoals voorgesteld.

Het bestuur bestaat vanaf nu uit 5 personen.

11.WVTTK (wat verder ter tafel komt)

Kantine st. Theunis gaat op 30 september aanstaande open. We bekijken nog of we een officiële opening gaan organiseren. Aan iedereen de uitnodiging om op zaterdagen bij St. Theunis te gaan kijken.

Voorbereid voedsel verkopen is geen probleem. Echter ter plaatse wafels bakken, zal helaas niet meer kunnen in verband met de geurverspreiding. Verzoek is om hiermee rekening te houden. Tosti’s zijn vooralsnog toegestaan, we gaan ervaren of dit in de toekomst tot geuroverlast gaat leiden.

Coaches en scheidsrechters krijgen een nieuwe (gesponsorde) polo. Suzan Stultiëns begint vanavond met het uitreiken van de polo’s.

12.Rondvraag

Frank Blom: HS2 zijn gepromoveerd en voor dit seizoen op zoek geweest naar een nieuwe trainer. Als men zich gehandhaafd in de Hoofdklasse vraagt Frank Blom of er budget vrijgemaakt kan worden voor het aanstellen van een trainer voor HS2. TA zal hiervoor een onderbouwd verzoek moeten indienen bij het bestuur. Gemeld wordt dat er wel al een vergoedingssysteem is voor trainers met een diploma.

13.Sluiting

Om 21.33 uur bedankt Ralf Baten iedereen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering